Obsah

Červenec, srpen 2018

Typ: ostatní
Červenec, srpen 2018

SRPEN

Vážení spoluobčané,

Po zveřejnění článku o výsledku personálního auditu se se mě mnoho lidí ptá na otázku:

Když chybí vedoucí odborů, kdo vyřizuje jejich e-maily?

Tuto situaci řešíme již od začátku změny vedení města, když tajemnice a některé vedoucí odborů odešly na nemocenskou. Mnoho z vás ví, že se začalo uplatňovat nařízení GDPR o ochraně osobních údajů, a ještě stále platí zákon o ochraně osobních údajů 101/2000 Sb. Zákoník práce, zákon č. 262/2006 Sb. v § 316 také řeší ochranu soukromí zaměstnanců.

Proto jsme požádali o vyjádření Karlovarský kraj. Pan PhDr. Mgr. Vratislav Smoleja, zástupce ředitelky Krajského úřadu Karlovarského kraje a vedoucí odboru, a ten nám zaslal následující stanovisko, jak postupovat v případě nepřítomnosti úředníka:

 

Přejeme příjemný den

Miroslav Šůs
starosta města

 

 

ČERVENEC

Vážení spoluobčané,
tento týden jsme se seznámili se závěry personálního a procesního auditu Městského úřadu v Rotavě. Slíbili jsme Vám, že Vás budeme informovat o navrhovaných opatřeních a o tom. jakým způsobem se navrhovaná řešení budou realizovat. Možná by bylo vhodné připomenout současný stav úřadu, jeho rozdělení a obsazení jednotlivých pozic. 
V čele úřadu stojí tajemník města, jehož náplní práce je zajistit chod úřadu, řídit jednotlivé odbory, aby plnily své úkoly dané zákonem. Především má být nestranný a oddělit od úředníků politické vlivy tak, aby úřad plnil svou funkci pod jakýmkoli vedením. K tomu mu dává zákon o úředních velké pravomoci a také velkou ochranu.
Úřad se dále dělí na odbory a mnozí z Vás se již s pracovníky jednotlivých odborů setkali. Máme na úřadu celkem 5 odborů, „Odbor ekonomiky a majetku“, „Odbor rozvoje a investic města“, „Odbor správních agend a personalistiky“, „Odbor tepelného a vodního hospodářství“ a „Odbor kultury a sociálních věcí“. 
V době výměny rady města nebyla obsazena pozice vedoucího „Odboru rozvoje a investic města“. Dále v této době zažádala o studijní volno vedoucí Odboru ekonomiky a majetku s tím, že není schopna zajistit některé činnosti, které požadovala ve své žádosti o čerpání studijního volna zajistit paní tajemnicí. Jednalo se mimo jiné o následující činnosti, „vedení odboru OEM“, „následná kontrola účetních dokladů“, „sestavení účetních výkazů“, „výkon agendy na úseku daní, kontrola a podání daňových přiznání“ a „technická a ekonomická správa 10 SVJ“.  
Následně paní tajemnice přišla s dotazem, jakým způsobem jako starosta města zajistím tyto činnosti, že ona je neumí zajistit. Vzhledem k povinnostem tajemníka jako vedoucího úřadu vyplývajícím ze zákona dostala paní tajemnice úkoly k řešení.  Jedním z úkolů i bylo připravit řešení zástupu vedoucí OEM. Bohužel následující den paní tajemnice onemocněla. Poté vedoucí OEM přinesla stejnou žádost o studijní volno mně se stejným vyjádřením, že nezabezpečí již uvedené činnosti včetně „technické a ekonomické správy SVJ“. Po upozornění na to, že je potřeba tyto činnosti zabezpečit, odpověděla, že to neumí zabezpečit a že to dělala paní tajemnice a ji to nezajímá, protože má podepsanou dohodu o čerpání studijního volna a má na něj zákonný nárok. Od následujícího dne začala čerpat studijní volno. Po několika písemných upozorněních přišla některé činnosti zajistit sama. Po několika dnech nastoupila pracovní neschopnost. 27. června zaslala sdělení, že nastupuje dovolenou a přiložila kopii žádanky, kterou jí podepsala paní tajemnice již 27. 3. 2018. Vzhledem k situaci na úřadě byla vyzvána k ukončení dovolené a předání dokladů nutných pro zajištění chodu odboru, dopis si však nepřevzala a odjela na dovolenou. Po návratu z dovolené předala písemné sdělení, že je opět ve stavu nemocných, a to až do současnosti. Vedoucí Odboru správních agend a personalistiky odešla na nemocenskou. Vedoucí odboru vodního a tepelného hospodářství odešel po dohodě. 
Takže k dnešnímu dni na úřadu nejsou k dispozici 4 vedoucí odborů a paní tajemnice je stále v pracovní neschopnosti.
Za této situace probíhal personální a procesní audit. Jeho úkolem bylo zmapovat současný stav a navrhnout řešení situace a následné kroky ke stabilizaci chodu úřadu. Audit velice rychle zjistil, že organizační řád není aktualizovaný je k němu připojeno 13 dodatků. Skoro u poloviny zaměstnanců nejsou stanoveny pracovní náplně nebo nejsou aktualizovány na současnou pracovní pozici. Nebyly dostupné dokumenty o dosaženém vzdělání a praxi. I přes stálé ubezpečování paní tajemnicí, že dané doklady jsou u mzdové účetní, se následně našly v uzamčených skříních paní tajemnice, ke kterým odmítla v době své nemoci předat klíče se zdůvodněním, že je ve stavu nemocných a že ve skříních jsou pouze její osobní věci. Za asistence městské policie byla kancelář paní tajemnice a zamčené skříně otevřeny a osobní složky pracovníků byly nalezeny. Po kontrole nalezených dokumentů konstatoval personální audit, že pracovní náplně u některých pracovníků chybí a u některých nejsou aktualizovány, i když úředníci přešli na jinou pracovní pozici. Na základě tohoto zjištění bylo doporučeno provést mzdový audit, který by měl zjistit, zda úředníci jsou správně zařazeni do tarifní třídy a platového stupně. Toto zařazení je závislé na náplni práce, vzdělání a praxi v daném oboru.
V průběhu personálního a procesního auditu byly prováděny pohovory se všemi dostupnými úředníky. Bohužel vedoucí odborů ekonomiky a majetku města, odboru vodního a tepelného hospodářství a paní tajemnice nebyli přítomni a pohovor s nimi nemohl být proveden.
Při auditu se mimo jiné projevila jedna z velkých chyb, a to nezastupitelnost jednotlivých úředníků. Na základě tohoto poznatku se zaměřil audit na vzdělávání pracovníků a jejich plán školení. Ale ani tento dokument se na úřadě nenašel. Je to jeden ze základních dokumentů rozvoje úřadu, ve kterém je uvedeno, jak se úředníci vzdělávají a jakou odbornost získají. Současně s tím by mělo být jejich vzdělávání zaměřené na zastupitelnost. Zastupitelnost je velice důležitá právě proto, aby při dlouhodobé nemoci úředníka nedocházelo k zastavení práce na agendě, kterou vykonává a nemuselo se hledat náhradní řešení třeba pomocí externí firmy.
Výsledky pohovorů ze strany úředníků při provádění auditu se dají shrnout do následujících oblastí:
Vytvoření nového funkčního řídícího týmu – ukončení provizoria  
Obsazení odborů vedoucími a doplnění volných míst novými zaměstnanci 
Zabezpečení stability úřadu
Rovný přístup k práci a k hodnocení zaměstnanců
Zlepšit komunikaci vedoucích k podřízeným
Zvýšit informační propustnost od vedení města k zaměstnancům 
Přesné rozdělení kompetencí 
Zlepšení komunikace mezi ekonomickým odborem a externí firmou – mzdová agenda
Restrukturalizovat ekonomický odbor   
Zamezit obrovské výměně zaměstnanců 
Přijetí zaměstnance na dotační agendu
Snížení stresu
Dát větší prostor zaměstnancům k jejich názorům a doporučením
Dát větší status knihovně 
Zlepšení redakční činnosti 
Větší podpora kulturních akcí

Po celkovém vyhodnocení auditor předložil následující závěry a doporučení. Jako hlavní personální problémy (slabý článek personalistiky) MÚ byly vytipovány:
1.    Neúčast vedoucích odborů a tajemníka na řízení MÚ
2.    Podíl periodického pracovního hodnocení na zkvalitňování výkonu zaměstnanců 
3.    Motivace zaměstnanců ze strany zaměstnavatele jako nefinanční činitel optimalizace pracovních výkonů 
4.    Finanční odměňování zaměstnanců v návaznosti na složitost, odpovědnost a namáhavost vykonávané práce 
5.    Motivovanost zaměstnanců 
6.    Zapojení zaměstnanců do rozhodovacích procesů a řízení úřadu

Vzhledem k zjištěným okolnostem doporučil realizovat následující opatření:
1.    Zavedení krizového řízení s cílem stabilizovat vedení úřadu a zabezpečit kvalitní personální obsazení úřadu.
2.    Vyhlásit výběrové řízení na pozici výkonného (krizového) manažera 
3.    Oslovit personální agenturu k doplnění chybějících pracovníků na Odboru ekonomiky a majetku, Odboru správních agend a personalistiky, Odboru rozvoje a investic města a na Odboru tepelného a vodního hospodářství
4.    Realizovat ekonomický audit MÚ
5.    Doplnit personální složky zaměstnanců MÚ o vzdělání, pracovní náplně a zápočtové listy

Jednotlivá doporučení rada města postupně zavádí a hledá řešení tak, aby se co nejdříve mohla realizovat. Mnozí z Vás jistě zaznamenali, že jsme již v předstihu oslovili personální agenturu Hofírek consulting, která pro nás připravila výběrová řízení na neobsazené pozice a bude celé výběrové řízení řídit a vyhodnocovat. 
Na základě doporučení jme zahájili provádění ekonomického auditu, jehož součástí je i mzdový audit zaměřený na správnost zařazení jednotlivých pracovníků do platové třídy a stupně, a to podle dohledaných osobních údajů jednotlivých úředníků. 
Ostatní navržené kroky postupně připravujeme tak, abychom co nejdříve stabilizovali chod úřadu.

    Miroslav Šůs 
    starosta města

 

 

Vážení spoluobčané,

mnozí z Vás se ptají na stav úřadu. Na to, jak to vlastně zvládáme a jestli pracovníci úřadu pracují opravdu jako profesionální úředníci.

Jsou oblasti, které nám velmi dobře fungují. Odbor rozvoje a investic města připravil do realizace několik projektů, které se právě v těchto dne rozbíhají. Zahájily se práce na dokončení rekonstrukce parkoviště za kavárnou. Za několik dní začne rekonstrukce vodovodního řadu v ulici u U Kina a v ulici Příbramská. Dojde ke kompletní výměně vodovodního potrubí v této části Rotavy. Současně se zahájí rekonstrukce vodovodního potrubí z Rotavy na Smolnou. Během léta se provede výměna oplocení u mateřské školy a tenisových kurtů. V mateřské škole se provede oprava spojovací chodby. K zajištění těchto akcí je potřeba velkého nasazení všech pracovníků odboru a členů stavební komise.

Další oblastí, které se v současné době úředníci a pracovníci města věnují, je údržba zeleně, výsadba nové aleje stromů a zahradnická úprava záhonů. Mnozí z Vás se potkali s pracovníky, kteří prořezávali

stromy, prováděli výsadbu nových stromů a úpravu okolí. Povedlo se zajistit zahradní úpravu městské zeleně včetně záhonů, tak aby vyžadovaly minimální údržbu. Tím můžeme naše pracovníky nasadit na jinou práci při údržbě trávníků a drobných opravách chodníků a majetku města.

Nedílnou součástí života města jsou i uspořádané kulturní a společenské akce. Ať už to byl ples města, pochod Rotavský kufr, spolupořádání her „Hry u hranic bez hranic“, Den dětí a další akce. Tímto bychom rádi poděkovali za výbornou práci pracovníkům odboru kulturního a sociálního.

Nemůžeme také zapomenout na obětavou práci našich sociálních pracovníků a pečovatelek. Mnoho seniorů si chválí jejich služby. Na podporu jejich práce se povedlo získat nový automobil. Pomůže rozšířit možnosti pečovatelské služby. Jako město jsme nabídli pečovatelské služby městu Oloví. Doufáme, že zastupitelstvo města Oloví schválí naši nabídku a naše pečovatelky budou moci poskytnout své služby seniorům v Oloví.

Odbor vodního a tepelného hospodářství zajistil výměnu zařízení na úpravně vody a tím započal první kroky k rekonstrukci na automatizovaný systém řízení úpravy vody. Současně s tím zvládl i několik havárií na vodovodním potrubí. Bližší informace o spotřebě vody a opravách havárií na vodovodním řadu najdete uvnitř zpravodaje v samostatném článku.

Úředníci odboru správních agend Vám poskytují služby v oblasti matriky, ověřování podpisů a dalších činností spojených s výkonem státní správy. Nedílnou součástí jejich práce je ji příprava materiálů pro zastupitelstvo a radu město. Následně pak vyhotovují zápisy a usnesení. Děkujeme za jejich obětavost a pečlivost při této nelehké práci.

Děkuji všem úředníkům, kteří zajišťují chod úřadu i přesto, že musí zpracovávat agendy za ty, kteří jsou v pracovní neschopnosti. Ne všechno nám ale funguje k plné spokojenosti. Určitě by se dala vylepšit řada věcí, například správa bytového fondu, opravy bytů a městského majetku a služeb v oblasti správy bytů.

Nedílnou součástí práce úředníka by mělo být i jeho další vzdělávání a profesní růst. A tak je třeba poděkovat paní tajemnici za skvělý nápad na uspořádání teambuildingu. Připravila základ akce na poznání slabých a silných stránek jednotlivých úředníků a vzájemného poznání. Bohužel poté odešla na pracovní neschopnost a nemohla se teambuildingu zúčastnit. Na této akci byl ze strany úředníků vznesen požadavek, aby se s výsledky zjištěnými na této akci začalo dále pracovat. Tento námět byl předložen radě města, která na základě výsledků získaných na teambuildingu schválila provedení personálního a procesního auditu. Právě v těchto dnech se tento audit dokončuje. Návrhy na řešení situace na úřadě, doporučené tímto auditem, se v současné době připravují k realizaci. Určitě Vás budeme o těchto krocích informovat.

Přejeme všem příjemné prožití dovolené a dětem slunečné prázdniny.

Ing. Mgr. Miroslav Šůs,
starosta města


Vytvořeno: 17. 6. 2019
Poslední aktualizace: 17. 6. 2019 16:20
Autor: Blanka Legezová